定款の住所を『最小行政区画まで記載している場合』と『番地まで記載している場合』とで申請書に添付する書類が変わります。
私の場合は定款の本店住所が『番地まで記載していた』ので今回の引越を機に定款を最小行政区画までに変更する事にしました。
定款を変更するには、一人会社でも株主総会を開いて賛成の決議を取らなければなりません。
そして、その時の議事録を作成し添付します。
ちなみに移転先がマンションなどの場合は部屋番号を省略しても大丈夫な様です。
私の場合は『東京都XX区XXX1丁目1番1号へっぽこ荘101号室』というのが正式な住所ですが、実際の登記は『東京都XX区XXX1丁目1番1号』としました。
また、後で税務署に提出する書類には部屋番号までを記載した方が良いです。
私の場合は『東京都XX区XXX1-1-1-101』で異動届出を提出しました。
以下サンプルなど
■最小行政区画まで記載している場合
- 取締役決定書の決定事項に『本店の新住所』と『本店の移転時期』を記載
- 株主総会を開き『定款の変更』を議決し『株主総会議事録』を作成
- 取締役決定書の決定事項に『本店の新住所』と『本店の移転時期』を記載
※の2種類が必要だが『株主総会議事録』で取締役決定書の内容も一緒に決議してしまえば添付書類は『株主総会議事録』のみでも大丈夫です。
■株主総会議事録サンプル(定款に番地まで記載している場合で本店移転も一緒に決議)
株主総会議事録平成２２年１０月２７日午前１０時００分より、当会社本店会議室において株主総会を開催した。 当会社の株主総数 １名 発行済株式総数 １２３株 総株主の議決権の数 １２３個 出席株主数 １名 この持ち株総数 １２３株 この議決権の総数 １２３個 出席役員 代表取締役 へっぽこ太郎 議長 代表取締役 へっぽこ太郎 議事録作成者 代表取締役 へっぽこ太郎 上記のとおり、定足数に足る株主の出席があったので、代表取締役 へっぽこ太郎 は議長となり、議長席に着き開会を宣した後、次の議案を付議した。第１号議案 定款一部変更の件議長は、当会社の本店を移転するために、下記のとおり定款第３条を変更したい旨を述べ、その理由を詳細に説明した。慎重に審議した後、議長が、その賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもってこれに賛成した。 よって、議長は、次のとおり定款を変更することにつき承認可決された旨を宣した。記（本店の所在地） 第３条 当会社は、本店を東京都XX区に置く。第２号議案 本店移転の件議長は、当会社の本店を下記地に移転したい旨を述べ、その理由を詳細に説明した。慎重に審議した後、議長が、その賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもってこれに賛成した。 よって、議長は、次のとおり本店を移転することにつき承認可決された旨を宣した。記新本店の所在地 東京都XX区XXX1丁目1番1号 移転の時期 平成２２年１０月２７日 議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前１１時００分閉会した。以上の決議を明確にするため、この議事録を作り、議長及び出席した取締役が記名押印する。 平成２２年１０月２７日 有限会社XXXXXXXX 株主総会 議長・代表取締役 [自筆で署名捺印]
■取締役決定書のサンプル(本店移転のみ)
取締役決定書平成２２年１０月２７日午前１０時００分、当会社の本店において、取締役全員の一致をもって、下記事項を決定した。 決定事項 １．本店を東京都XX区XXXX1丁目1番1号に移転すること。 ２．本店移転の時期は、平成２２年１０月２７日とすること。 以上の決議を明確にするため、本決定書を作成し、議長及び出席した取締役が記名押印する。 平成２２年１０月２７日 有限会社XXXXXXXX 議長・取締役 [自筆で署名捺印]
本店移転申請書の作成へ続きます。
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